Bij weer en wind ten dienste van de klant

Wanneer zendingen in een recordtijd van Berlijn naar New York gestuurd moeten worden, zijn ware huzarenstukjes vereist. Een dag met een medewerker van de Special Service Desk (SSD) van time:matters maakt het mogelijk even achter de coulissen van een zeer complex logistieksysteem te kijken.

Het voorterrein van de luchthaven Frankfurt am Main kort na zes uur 's morgens. Een ijskoude wind veegt over de start- en landingsbaan van één van de grootste luchthavens van de wereld. Ondanks het vroege uur is het hier al zeer druk. Vliegtuigen starten en landen elke minuut; het lawaai doet je verstommen. Reeds 's morgens vroeg moeten de eerste containers worden omgeladen. Jörg Rennert, medewerker van de Special Service Desk (SSD) bij de specialist voor noodlogistiek en speciale logistiek time:matters, komt zojuist voorbij aan de doorlaatcontrole voor het voorterrein. Zonder machtiging en veiligheidscontrole gaat hier helemaal niets. Heel belangrijk is ook de knalgele jas. Zonder deze is het voorterrein taboe. Jörg Rennert belt het kantoor in Neu-Isenburg op: „Wanneer komt vlucht 761 uit Delhi aan?“ De collega in de centrale informeert: „De machine heeft vertraging. Positie Alpha 25.“ Er volgen letters en getallen: AKH 19898 en AKE 05994, benamingen voor verschillende containertypes. Daar zendingen van time:matters doorgaans los worden verzonden, zijn de afzonderlijke colli voor een eenvoudigere afwikkeling vaak in containers samengevat. Jörg Rennert geeft gas. Ondans de vertraging van het vliegtuig is er weinig tijd want binnen een half uur moet de inhoud van twee kleine containers in een grote container voor de verdere vlucht naar New York worden omgepakt. „Het laden en lossen van een vliegtuig hangt natuurlijk af van de grootte van het vliegtuig. Maar doorgaans is dit in twintig minuten leeg en na nog eens dertig minuten opnieuw geladen“, bericht Jörg Rennert.

Met de lijst op de piste

Ondertussen is Jörg Rennert aangekomen bij vlucht 761 uit Delhi en spreekt met de lossers. Iedereen op het voorterrein levert zijn bijdrage aan de soepele afloop van de extreem complexe processen. De pakketten zijn bestemd voor de verdere vlucht naar Londen en New York. Voor beide steden staat telkens een eigen wagen ter beschikking die de zendingen naar het respectievelijke vliegtuig brengt. Per vergissing zijn enkele pakketten op de verkeerde wagen terechtgekomen. Jörg Rennert pakt zelf mee aan en helpt bij de juiste verdeling. Terug in de auto vinkt hij de uitgevoerde levering op zijn lijst af die hij kort voor zes uur ’s morgens heeft ontvangen aan de servicebalie van time:matters op de luchthaven van Frankfurt. Deze lijst bevat de wezenlijke gegevens voor zijn dagelijks werk: vluchtnummer, geplande aankomsttijd, aantal stuks, gegevens over een eventuele verdere vlucht.

Tandprothesen voor Hamburg en Dresden

Rennert is reeds opnieuw uit de auto gesprongen en controleert of leveringen van tandprothesen naar Hamburg en Dresden correct werden verladen. Samen met de anderen sorteert hij de kleine pakketten en pakt ze op de juiste plaats. Terug op de piste – de afstanden die op deze grote luchthaven binnen een mum van tijd afgelegd moeten worden, zijn aanzienlijk. En toch mag er niet snel worden gereden want ook op het voorterrein zijn er snelheidsbeperkingen die nageleefd moeten worden. Deze keer begeeft Jörg Rennert zich naar het depot voor de zendingen. Niet allemaal worden ze namelijk onmiddellijk voor een verdere vlucht voorbereid en verladen. Sommige  zendingen worden pas wat later behandeld al naargelang voor welke vlucht een zending werd geboekt. Aan het depot ondersteunen afwikkelingsmedewerkers time:matters en letten erop dat zendingen die hier op een verdere vlucht wachten op tijd naar het vliegtuig worden gebracht en dat daarbij niets wordt vergeten.

Dat men bij deze baan met mensen moet kunnen omgaan en een goede relatie met de partners moet hebben, blijkt als het kort voor tien uur aan een ander vliegtuig met bestemming Lagos/Nigeria koortsachtig wordt. Er werd per vergissing vergeten afzonderlijke pakketten uit twee kleine containers voor de verdere vlucht in een grote container om te laden en nu – 30 minuten voor het vertrek – blijft voor deze omlading, waartoe ook een voorgeschreven weging behoort, zeer weinig tijd over. Jörg Rennert bespreekt de situatie met de laadmeester en helpt snel bij het omladen. Kort daarna rijdt de wagen reeds met de container naar de weegschaal. De overige vracht wordt geladen, Rennert wordt onrustig. Hij kijkt herhaaldelijk naar de klok. De plaats voor het vliegtuig is ondertussen leeg – op dat ogenblik komt een wagen om de hoek gereden. Rennert is opgelucht. Een korte hoofdknik van de laadmeester bevestigt dat het op tijd zal lukken en een ogenblik later verdwijnt de container met de zendingen in de buik van het vliegtuig naar Lagos. Gelukt! Nu moet hij eventjes Sharjah (Verenigde Arabische Emiraten) opbellen, waar time:matters sinds 2004 voor zijn wereldwijde koerierservices een globaal Service Center heeft. „This is Jörg Rennert from the ramp in Frankfurt“, zegt hij later in zijn mobieltje. Dan deelt hij de status van de opdrachten van deze morgen mee alsook de daarbij opgedoken problemen en alle veranderingen opdat ook in Sharjah het overzicht van alle activiteiten is gegarandeerd.

Dan gaat het verder op het luchthavencircuit. Enkele zendingen moeten nog worden gecontroleerd. Tot op het einde van zijn dienst moet Jörg Rennert nog enkele kilometers rijden. Pas om twee uur ’s namiddags is zijn dienst voor vandaag beëindigd.